ECM - Enterprise Content Management Beratung
Die Bezeichnung ECM setzt sich aus drei Hauptbegriffen zusammen. Enterprise (Unternehmen) Content (Inhalte beliebiger Art) und Management (ein Softwaresystem zur Verwaltung, Verarbeitung und Kontrolle anderer Systeme in einem Unternehmen).
Das Enterprise Content Management (ECM) ist einer von drei Bereichen des Content Managements. Dabei betrachtet man es mehr als ein Konzept, das heißt als eine strategische und organisatorische Zusammenlegung von verschiedenen Hauptkomponenten. Es ist die Integration von Softwareanwendungsprogrammen, die die Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bereitstellung und Bewahrung von Inhalten und Daten eines Unternehmens in seinen organisatorischen Prozessen unterstützt.
Eine Enterprise Content Management (ECM) Beratung ist zur Einführung eines solchen Systems erforderlich, da alle sich im Unternehmen befindlichen Anwendungen analysiert und bewertet werden. Lösungskonzepte müssen, hinsichtlich der Prozessorientierungen, erarbeitet und alle Abteilungen eng in diesen Prozess eingebunden werden.
Aufgaben des ECM
Ein ECM-System hat die Aufgabe alle unternehmensrelevanten Daten, Dokumente und Informationen auf einer Plattform zur Verfügung zu stellen. Dies gilt intern sowie extern. Ein wesentlicher Aspekt, ein ECM-System einzuführen, ist die Vermeidung von Daten- und Dokumentenredundanzen. Jedes Dokument und jeder Datensatz soll nach Einführung des ECM nur einmal vorhanden sein. Darüber hinaus, gewährleistet es einen einheitlichen Zugriff auf diese Daten und stellt beliebige Informationen allen Anwendungen in gleicher Form zur Verfügung.
Zumeist basiert ein Enterprise Content Management beispielsweise auf folgende Teilsysteme:
- Dokumentenmanagement-System (DMS)
- Knowledge Management (Wissensmanagement)
- Workflow (Arbeitsprozesse)
- Archivierung
Die wichtigsten Anwendungsschwerpunkte eines ECM-Systems sind:
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Enterprise Portale (Unternehmensportale): eine Browser-basierte, personalisierte Oberfläche, die einen Zugriff auf Informationen unterschiedlicher Herkunft erlaubt (intern/extern).
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ECM Data/Document Warehouse: Applets (kleine Softwareprogramme), Middleware (Zwischenanwendungen) und Meta-Datenbanken. Diese führen Informationen unterschiedlicher Herkunft innerhalb eines Unternehmens zusammen und vereinen diese.
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ECM Workflow: bedeutet hier eine prozessgesteuerte Zusammenführung und Nutzung der unternehmensrelevanten Informationen.
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ECM Knowledge-Management: bereitet alle vorhandenen Informationen auf und klassifiziert diese automatisch inklusiver eines CBT (Computer Based Training).
All diese Komponenten sind in einem ECM System vereint, können aber auch allein stehen.
ECM Beratung
Je nach Ausrichtung des Unternehmens, ist es angebracht, sich einer ausführlichen Enterprise Content Management Beratung zu unterziehen. Es gibt viele Anbieter in diesem Bereich. Und viele dieser Anbieter haben innerhalb eines ECM Systems einen Anwendungsschwerpunkt, wie beispielsweise im Knowledge Management oder im Workflow. So kann ein ECM-System durchaus all die oben genannten Unternehmensprozesse beinhalten, das Hauptaugenmerk aber auf Lagerhaltung oder Fertigung liegen.
Im eigentlichen Sinne ist ein ECM System ein Baukastensystem mit einer bestimmten Schwerpunktausrichtung. Bei der ECM Beratung werden die jeweiligen Abteilungen und deren Anwendungen innerhalb eines Unternehmens analysiert, Daten ausgewertet und Konzepte zur Umsetzung ausgearbeitet, aber immer unter der Berücksichtigung der Hauptausrichtung des Unternehmens.
Cedric Sturm