Der Wirtschaftsbegriff Workflow
Der englischsprachige Wirtschaftsbegriff Workflow beschreibt wortwörtlich übersetzt im deutschen einen Arbeitsablauf. Spezifisch betrachtet wird aus dem Workflow allerdings ein umfassend unterstützter und vordefinierter Ablauf oder Prozess, welcher in Teilschritte zerlegt wird.
Sie stellen die kleinsten Einheiten von Arbeit dar und werden auch als Aktivitäten bezeichnet. Sie stehen alle in Beziehung zueinander und beeinflussen sich gegenseitig. Mit jeder Aktivität nimmt der Anteil am Endergebnis zu. Anders als beim Geschäftsprozess beschäftigt sich der Workflow eher mit der operativen Ebene der Arbeitsabläufe. Bei Workflow wird die betrieblich technische Sicht auf den Prozess hervorgehoben. Ein Geschäftsprozess hingegen betrachtet auch betriebswirtschaftliche Faktoren wie beispielsweise Kosten und Erlöse.
Ziel des Workflow ist das vollständige oder teilweise Automatisieren der Arbeitsprozesse und –Abläufe und eine Effizienzsteigerung derselben. Durch die Automatisierung sollen die Prozesse optimaler gestaltet werden und beschleunigt werden.
Zur Unterstützung des Workflow kann ein IT System angewendet werden. Spezielle Workflow Lösungen werden bereits von diversen Unternehmen angeboten. Das IT System wird mit den nötigen Informationen versorgt. Abgewickelt werden diese Daten durch bestimmte Vorgabekriterien und Handlungsvorschriften. Diese sind vordefiniert. Standards für diese Kriterien gibt beispielsweise der WfMC vor, die Workflow Management Coalition. Standards stellt unter anderem die BPML zur Verfügung, die Business Process Modeling Language. Es handelt sich um eine Betasprache für die Beschreibung von Geschäftsmodellen wie das Workflow Management oder das Prozessmanagement.
Workflow Management Systeme beschreiben Softwaresysteme, welche die Definition und Durchführung von Arbeitsabläufen ermöglichen. Dabei werden die verschiedenen Workflow Ebenen nach vordefinierten Schemata gesteuert. Die Arbeitsabläufe können durch die Bereitstellung und Abfragung von Daten und Applikationen erleichtert werden.